Projet

Automatisation des formulaires municipaux

Tecnova a mis en place un flux centralisé qui a pris en charge la réception, la génération de lettres, les relances, la validation et l’archivage des dossiers municipaux.

2026
Solutions IA

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Aperçu

LE MANDAT.

Servitech gère un volume important de formulaires municipaux (13 types différents), avec un processus impliquant réception par courriel, création de lettres, suivis, validations et archivage. Ce flux était complexe, fragmenté et demandait une gestion manuelle constante. Nous avons structurer et automatiser l’ensemble du processus pour réduire la charge opérationnelle, standardiser les étapes et améliorer le suivi des dossiers. Fonctions: Développé un système centralisé qui prend en charge les documents dès leur réception par courriel. Le système génère automatiquement les lettres à imprimer, les classe dans les bons dossiers et envoie des notifications à l’équipe pour indiquer les actions à poser. Des automatisations de suivi ont été mises en place : en absence de réponse, des rappels sont envoyés automatiquement, incluant un second après 30 jours. Les documents sont ensuite analysés et classés automatiquement. En cas d’erreur, ils sont dirigés vers un dossier de validation avec notification à l’équipe. Une fois corrigés et approuvés, ils se classent automatiquement dans les dossiers appropriés. Un processus hebdomadaire permet également de lire, trier et archiver les fichiers dans une base de données selon leur statut (traité, fermé, etc.). Résultats • Processus entièrement structuré et standardisé • Réduction majeure des tâches manuelles • Meilleure gestion des validations • Suivi automatisé des dossiers et des relances • Archivage clair et centralisé des données

Contexte

Servitech a traité un volume important de formulaires municipaux répartis en plusieurs types, avec un cheminement qui passait par la réception par courriel, la création de lettres, les suivis, les validations et l’archivage. Avant le projet, le travail s’est fait au moyen d’étapes fragmentées et peu uniformes. La gestion quotidienne a demandé une intervention manuelle constante pour faire avancer chaque dossier. Cette réalité a rendu le suivi plus difficile et a multiplié les points de rupture possibles.

Le défi

Le principal enjeu a été de structurer un flux complet, cohérent et répétable malgré la diversité des formulaires et des statuts de dossiers. Il a fallu réduire les manipulations manuelles tout en gardant un contrôle clair sur les validations et les exceptions. Servitech avait aussi besoin d’un mécanisme de relance fiable quand les réponses tardaient, sans alourdir le travail de l’équipe. Enfin, l’archivage devait devenir centralisé et lisible, afin de retrouver rapidement l’information selon l’état d’avancement.

La solution

Tecnova a développé un système centralisé qui a pris en charge les documents dès leur réception par courriel, puis a généré automatiquement les lettres à imprimer et les a classées dans les bons dossiers. Des notifications ont été envoyées à l’équipe pour indiquer les actions à poser, afin de clarifier le suivi au fil du traitement. Des automatisations de relance ont été ajoutées, incluant des rappels en absence de réponse et un second rappel après 30 jours. Les documents ont ensuite été analysés et classés automatiquement, avec un chemin de validation dédié en cas d’erreur, accompagné d’une notification. Une fois corrigés et approuvés, ils se sont reclassés automatiquement, et un processus hebdomadaire a permis de trier et d’archiver les fichiers dans une base de données selon leur statut.